Wirtschaftsplan Kita

Überblick über die Finanzen – Einen Wirtschaftsplan erstellen und damit arbeiten

Die betriebliche Organisation einer Kindertagespflegestelle gehört zu den Basics der Tätigkeit einer Kindertagespflegeperson. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie Kinder in ihrem Haushalt betreut oder gemeinsam mit anderen außerhalb ihrer Wohnräume. In jedem Fall spielt dabei die Erstellung eines Wirtschafts- oder Finanzplans vorab und auch dessen regelmäßige Betrachtung während der laufenden Tätigkeit eine wichtige Rolle.

Text: Cornelia Teichmann-Krauth, Ursula Diez-König, Bild: gettyimages/Digital Version ©

Kinderbetreuung in Tagespflege war für einige Frauen viele Jahre lang eine sinnvolle und erfüllende Tätigkeit, die es ihnen ermöglichte, mit den eigenen Kindern zu Hause zu arbeiten. Es war für viele eine vorübergehende Tätigkeit, die einen Zusatzverdienst ermöglichte. Das hat sich mit der steigenden Professionalisierung, der längeren Qualifizierung, den gestiegenen Anforderungen an die Tätigkeit geändert.

Mit der fortschreitenden Professionalisierung bestreitet eine steigende Zahl von Kindertagespflegepersonen ihren Lebensunterhalt aus ihrer Kindertagespflegetätigkeit. Dies bedeutet in der Konsequenz, als selbstständig Tätige unternehmerisch zu planen und zu handeln. Das Curriculum „Kompetenzorientiertes Qualifizierungshandbuch Kindertagespflege“ des Deutschen Jugendinstituts, das in den vergangenen drei Jahren in den Modellregionen, die am Bundesprogramm Kindertagespflege „Weil die Kleinsten große Nähe brauchen“ teilnehmen, umgesetzt wurde, beinhaltet unter anderem die Qualifizierung in der Erstellung eines Businessplans.

Das heißt,die unternehmerische Planung und Kalkulation ist Teil der Qualifizierungvon Kindertagespflegepersonen geworden. Denn: Die wichtige pädagogische Arbeit mit den Kindern setzt eine gut organisierte betriebliche Organisation voraus. Die „Büroarbeit“ und damit unter anderem die Planung und Kontrolle der eigenen finanziellen Situation ist Voraussetzung dafür, sich in Ruhe der pädagogischen Arbeit widmen zu können. Ein Finanzplan ist nicht nur vor der Aufnahme der Tätigkeit wichtig, er liefert auch während der Tätigkeit wichtige Informationen. Die regelmäßige Überprüfung des Finanzplans hilft der Kindertagespflegeperson, sich den „Rücken frei zu halten“ und sich vor bösen Überraschungen zu schützen (etwa Steuernachzahlungen).

Gute pädagogische Arbeit setzt einen gut organisierten betrieblichen Rahmen voraus.

Finanzplan vor der Aufnahme der Tätigkeit

Vor der Aufnahme einer Tätigkeit stellen sich einer Tagesmutter/ einem Tagesvater neben vielen anderen Fragen auch solche zur eigenen finanziellen Situation und zu den Verdienstmöglichkeiten als Kindertagespflegeperson. Zunächst sollten folgende Fragen im Vordergrund stehen:

  • Wie viele Kinder möchte ich betreuen?
  • In welchem Stundenumfang möchte ich Betreuungsleistungen anbieten?
  • Möchte ich so schnell als möglich alle Plätze besetzen, oder lasse ich mir Zeit, bis alle Plätze besetzt sind?

Dann sollten sich Fragen zu den konkreten Rahmenbedingungen vor Ort stellen: Die Erlaubnis zur Kindertagespflege sowie die Geldleistung des öffentlichen Jugendhilfeträgers bestimmen den Rahmen, in dem die Betreuung erfolgen kann. Auch der Bedarf an Kinderbetreuungsplätzen vor Ort muss schon bei der Planung mit im Blick sein. Daraus ergeben sich folgende Fragestellungen:

  • Wie viele Kinder darf ich betreuen? Das heißt: In welchem Umfang bekomme ich eine Erlaubnis zur Kindertagespflege?
  • Wie ist die Situation vor Ort? Gibt es in meinem örtlichen Umfeld einen hohen Betreuungsbedarf?
  • Welcher Betreuungsumfang wird generell nachgefragt?
  • In welchem Umfang und zu welchen Zeiten besteht der Bedarf von Eltern vor Ort?
  • Brauche ich ein besonderes Konzept, um am Markt bestehen zu können?

Die Beantwortung dieser Fragen liefert der angehenden Kindertagespflegeperson Hinweise, mit denen sie ihre Verdienstmöglichkeiten ausrechnen kann. Durch das sorgfältige Ausfüllen des Finanzplans kann der finanzielle Überschuss, der sich aus dem geplanten Betreuungsumfang und den Einnahmen für die Betreuung ergibt, errechnet werden.

In einem nächsten Schritt geht es um die Frage:

  • Wie hoch muss mein Überschuss aus meiner Tätigkeit in der Kindertagespflege sein, um meinen privaten Finanzbedarf zu decken?

Auch für die Beantwortung dieser Frage bietet der Finanzplan eine Möglichkeit, den eigenen privaten finanziellen Bedarf zu ermitteln. Dann kann überprüft werden, ob die geplanten Einnahmen diesen finanziellen Bedarf überhaupt decken. Ein Hinweis: „Erstens kommt es anders – zweitens als man denkt.“ Nicht jede Planung muss genauso eintreten wie prognostiziert.

  • Was passiert, wenn nicht alle Plätze durchgehend besetzt sind?
  • Wie ist die finanzielle Auswirkung, wenn ich nicht in dem gewünschten Stundenumfang betreuen kann?
  • Was passiert, wenn ich einige Zeit ausfalle?

Auch zur Beantwortung dieser Fragen bietet der Finanzplan Hilfestellung. Er kann als „Spielwiese“ genutzt werden. Mit seiner Hilfe können unterschiedliche Szenarien durchgerechnet und geplant werden. Die Auswirkung von finanziellen Risiken kann somit deutlich besser abgeschätzt werden. Damit liefert der Finanzplan auch Hinweise auf notwendig zu bildende Rücklagen, um finanzielle Risiken, die zum Beispiel aus Steuernachzahlungen und Nachzahlungen zur Krankenversicherung resultieren können, zu minimieren.

Aber: Nicht nur die Einnahmen-, auch die Ausgabenseite muss in die Planung einbezogen werden.

  • Wie wirken sich die Kosten, die ich haben werde, auf meinen Überschuss aus?
  • Lohnt es sich beispielsweise, Räume anzumieten?
  • Welche Kosten verursacht mein geplantes Konzept? Kann ich mir dieses finanziell leisten?

Gerade bei der Gegenüberstellung von Einnahmen- und Ausgabenseite hat die Kindertagespflegeperson es in der Hand, wie ihr Überschuss aussehen könnte. Sie kann einzelne Ausgaben planen. Sie kann auch überprüfen, wie sich die Ausgaben auf ihren finanziellen Überschuss auswirken.

Finanzplan während der Tätigkeit

Für viele Existenzgründerinnen und -gründer ist der Finanzplan ein Instrument, das am Beginn einer neuen Tätigkeit steht. Aber auch während der laufenden Tätigkeit ist der sorgfältig ausgefüllte Finanzplan ein empfehlenswertes Instrument, um sich jederzeit Klarheit über den eigenen finanziellen Status zu verschaffen. Er liefert wertvolle Informationen, vor allem auch dann, wenn sich die eigene Situation verändert oder sich neue Fragen stellen.

  • Welche finanziellen Auswirkungen hat eine längere Ausfallzeit?
  • Kann ich noch in der Familienversicherung meines Mannes verbleiben?
  • Welche finanziellen Auswirkungen hat eine Veränderung meiner Betreuungszeiten?
  • Welche Auswirkung hat für mich eine Erhöhung der laufenden Geldleistung durch den Jugendhilfeträger?
  • Kann ich mir eine geplante Investition leisten? Wie wirkt sich diese auf die finanzielle Situation aus?

Auch während der laufenden Tätigkeit sollte also immer mit dem Finanzplan gearbeitet werden. Wenn eine Änderung eintritt, liefert der Finanzplan, genau wie in der Gründungsphase, die Information über die Auswirkung der Veränderung und kann auch in dieser Situation als „Spielwiese“ genutzt werden, um einzelne Szenarien durchzurechnen.

Der Finanzplan liefert auch immer einen Hinweis auf die potenzielle Steuerlast im laufenden Jahr und damit klare Hinweise, welche Rücklagen für die Einkommensteuer zu bilden sind. Somit schützt er vor bösen Überraschungen, wenn der Steuerbescheid kommt – unter der Voraussetzung, dass er korrekt und sorgfältig ausgefüllt ist.

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