Onboarding-Prozess: Die ersten Monate positiv gestalten

Spätestens seit die Arbeitsphilosophie-Welle aus Japan in die westlichen Länder übergeschwappt ist, wurde Qualitätsmanagement bei uns zu einem prägenden Begriff. Dabei geht es um das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung und die daraus resultierende Optimierung verschiedener Prozesse im Unternehmen. Auch eine Kindertagesstätte fällt im weiteren Sinne darunter. Ein wichtiger Bestandteil der Leitungsaufgabe ist die Mitarbeiterführung, zu der die Eingewöhnung neuer Erzieherinnen und Erzieher gehört.

Text: Irina Gruber
Bild: ©Pixelfit/GettyImages

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es umso wichtiger, die ersten Tage für neue Mitarbeiter als positive Erfahrung zu gestalten und einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Für die Kindertagesstätte ist es vor allem zeit- und kostensparend, wenn neues Personal gut eingearbeitet ist, sich wohlfühlt und so langfristig gebunden wird.

Der Onboarding-Prozess als Chance

Nutzen Sie den sogenannten Onboarding-Prozess, mit dem man neues Personal schon vor dem ersten Arbeitstag systematisch mit „an Bord nimmt“. Fälschlicherweise wird davon ausgegangen, dass eine neue Fachkraft innerhalb weniger Tage voll eingesetzt werden und man sich dadurch Zeit sparen kann. Das Gegenteil ist der Fall, denn durch die Zeit, die man für die Weitergabe von Informationen und wichtigen Themen der Kita aufbringt, erspart man Fachkräften die Eingewöhnung mit „Versuch und Irrtum“. Denn wer die Abläufe kennt, macht weniger Fehler und fühlt sichgut aufgehoben. Die investierte Zeit ist also sehr gut genutzt.

Der Onboarding-Prozess beginnt schon vor dem Eintritt neuer Kolleginnen und Kollegen in die Kita mit der Vorbereitungsphase. Die zukünftige Fachkraft bekommt einige Tage vor Dienstbeginn ein Begrüßungsschreiben mit Informationen zum ersten Arbeitstag, der mit einem Gespräch mit der Leitung im Büro startet. Das bestehende Team wird weiterhin darüber informiert, wann neue Fachkräfte ihren ersten Arbeitstag haben. Somit können sich neue und alte Kolleginnen und Kollegen auf die Situation einstellen und „die Neuen“ fühlen sich nicht als Fremdkörper im Team. In der Einsatzgruppe wird außerdem ein Pate ausgewählt, der die neue Fachkraft nach dem Begrüßungsgespräch in Empfang nimmt und die ersten Wochen begleitet.

Der erste Arbeitstag

Am ersten Arbeitstag neuer Fachkräfte steht beim Eintreffen ein kleiner Willkommensgruß bereit, der Gesprächstisch mit wichtigen Unterlagen ist gerichtet. Das Ankommen sollte Chefsache sein und wird mit ein paar persönlichen Worten aufgelockert. Nachdem der Onboardingablauf erklärt wurde, bekommt die Fachkraft eine Willkommensmappe mit grundsätzlichen Informationen, um das Einarbeiten in den nächsten Tagenzu erleichtern. Diese enthält zum Beispiel einen Übersichtsplan der Einrichtung, Telefonlisten, Zuständigkeiten, wichtige Regelungen, Stellenbeschreibung, Arbeitszeiten usw. … Anschließend übergibt man neue Kolleginnen und Kollegen an ihre Paten, die die Fachkraft nun Schritt für Schritt einführen, aber trotzdem Raum lassen, den eigenen Platz zu finden. Ein im Team erarbeiteter Einarbeitungsplan liegt für den Paten bereit.

„Alte und neue Fachkräfte sollten auf den ersten gemeinsamen Arbeitstag vorbereitet werden.“

Irina Gruber

Nach vier Wochen

Nach den ersten vier Wochen erhält die Fachkraft einen Feedbackbogen mit Fragen zu ihrer Eingewöhnung und den Eindrücken der ersten Arbeitstage. Die Erzieherinnen und Erzieher erhalten außerdem gleichzeitig die Option auf ein erstes Reflexionsgespräch.

Nach acht Wochen

Nach weiteren acht Wochen findet ein abschließendes Feedbackgespräch statt. Dazu füllen neue Fachkräfte einen weiteren Fragebogen aus, der im gemeinsamen Gespräch ausgewertet wird. Auch hier besteht die Möglichkeit, die ersten Arbeitswochen noch einmal Revue passieren zu lassen. Außerdem wird besprochen, ob die Fachkraft noch etwas braucht, ob noch Fragen offen sind und wie der Eingewöhnungsprozess verlief. Mit Hilfe dieser Rückmeldungen entwickeln Sie Ihr Onboarding-Konzept stetig weiter.

„Wir haben gute Erfahrungen gemacht, nach den Einzelgesprächen ein gemeinsames Gespräch mit der Einsatzgruppe anzusetzen, um Fragen und Unklarheiten zu beseitigen und zu überprüfen, ob die Einarbeitungsphase gut gelungen ist. Somit spüren neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Wertschätzung, die ihnen entgegengebracht wird. Ich kann Ihnen mit auf den Weg geben: Entwickeln Sie angelehnt an Ihre Bedürfnisse einen Prozess, der für Ihre Einrichtung passt. Beide Seiten können langfristig nur gewinnen.“

Im Downloadbereich auf unserer Webseite www.praxis-kitaleitung.de finden Sie:

  • Schritt-für-Schritt Anleitung für Leitungen
  • Schritt-für-Schritt Anleitung für Paten
  • Feedbackbogen (nach 4 Wochen)
  • Feedbackbogen (nach 12 Wochen)

Auf einen Blick: So gelingt die Eingewöhnung einer Fachkraft

  • Einige Tage vor dem ersten Arbeitstag neuer Fachkräfte wird eine Postkarte gesendet, auf der die Vorfreude ausgedrückt wird und wichtige Infos zu finden sind (Dienstbeginn, Ablauf des ersten Tages, …)
  • Der Dienst beginnt mit einem Gespräch mit der Kitaleitung
  • Ein Pate übernimmt die neue Fachkraft und erklärt Details
  • Nach vier Wochen wird der erste Feedbackbogen ausgefüllt
  • Zweiter Feedbackbogen und Reflexionsgespräch nach weiteren acht Wochen
  • Ziele für die nahe Zukunft werden besprochen, Aufgaben verteilt
  • Abschlussgespräch mit der gesamten Einsatzgruppe

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