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„Das hatten wir doch ausgemacht!“

Die Kita Regenbogen plant ein Elterncafé und alle machen mit! Sagen sie. In der Realität sieht das aber ganz anders aus. Warum Vereinbarungen im Team oft nicht eingehalten werden, wo versteckte Bremsen sind und wie Sie alle ins Boot holen können, klärt unser Autor für Sie.

Text: Herbert Vogt
Bild: ©SurfUp/GettyImages

Der Fall

Die Kita Regenbogen hat längst gemerkt, wie andere Kitas sich auf den Weg zum Familienzentrum machen und die Zusammenarbeit mit den Eltern intensivieren. Nun will das Team auch einen ersten Schritt in diese Richtung machen und plant, ein Elterncafé einzurichten. Dort sollen sich Eltern, etwa beim Bringen und Abholen ihrer Kinder, aufhalten und austauschen können. Phasenweise soll sich eine Erzieherin dazusetzen und als Ansprechpartnerin zur Verfügung stehen. Alle haben der Idee zugestimmt, die räumlichen, organisatorischen Aspekte wurden geklärt, der Dienstplan angepasst und die Aufgaben verteilt. Aber nach der vereinbarten Vorbereitungszeit ist noch nichts geschehen. Die Leiterin hatte die Aufgabe übernommen, die einzelnen Vorbereitungsaufgaben zu protokollieren. Sie stellt schließlich fest, dass der Plan nicht umgesetzt wird, und fragt sich, woran das liegen könnte.

Wer spielt mit?

Das Team: Alle Teammitglieder haben sich mit der Idee des Elterncafés
auseinandergesetzt. Manche waren regelrecht begeistert davon und versprachen sich ein Angebot, das den Kontakt intensivieren sollte. Andere hatten Vorbehalte; sie fragten nach den möglichen personellen Belastungen oder befürchteten, dass manche Eltern sich zu sehr in den Alltag einmischen könnten. Am Ende haben alle zugestimmt, das Vorhaben zu verwirklichen, setzen den Plan der Leiterin jedoch nicht um.

Die Leiterin: Sie sieht sich in der Gesamtverantwortung für die Umsetzung und versteht nicht so recht, was das Team hemmt.

Zum Reflektieren

Teamvorhaben zu klären, sind oft komplexe Prozesse, in denen die einzelnen Teammitglieder mit ihren Bedürfnissen, Interessen, Werten, Zielen und Befürchtungen und das Zusammenspiel aller eine Rolle spielen. Ein wesentlicher Faktor ist dabei die Motivation der Teammitglieder,die nicht nur schwach oder stark, sondern auch aus eigenem Antrieb (intrinsisch) oder als Erwartung oder Vorgabe von außen (extrinsisch) erfolgen kann.
Es kann sein, dass eine Person vom Elterncafé nicht überzeugt ist und dennoch zustimmt, weil sie sich nicht gegen die anderen stellen will. Menschen sind angesichts anstehender Veränderungen auch unterschiedlich zuversichtlich eingestellt. Möglich ist daher, dass jemand im Team generell Angst vor Veränderungen hat, deren Auswirkungen sich nicht gut einschätzen lassen. Anstrengungen für eine unsichere Sache vermeidet man dann gern, bleibt lieber bei der Sicherheit der Gewohnheiten und eingespielten Abläufe. Vielleicht stellen sich auch übernommene oder übertragene Aufgaben in der Praxis als schwieriger heraus, als es zunächst schien – das bremst das Engagement. Es mag im Gegenteil auch Aufgaben geben, deren Anspruchsniveau so niedrig ist, dass sie schlicht Unlust hervorrufen. Es kann sein, dass die steten Anforderungen des Alltags, der Handlungsdruck in immer wieder nicht planbaren, überraschenden Situationen oder fehlendes Personal dazu führen, dass neue oder zusätzliche Aufgaben einfach nicht zu schaffen sind und „hinten runterfallen“. Nicht zuletzt können Faktoren auf der Beziehungsebene im Team eine bremsende Rolle spielen, etwa Kränkungen, Konkurrenz oder Ausgrenzungen. Die Leiterin sollte klären, welche Motive und Faktoren in ihrem Team die mangelnde Umsetzung der Aufgabe beeinflussen.

Auf Lösungssuche

Entscheidungen können von der Leitung, der Mehrheit oder vom ganzen Team zusammen getroffen werden. Mit Überzeugung umgesetzt werden am ehesten Konsensentscheidungen. In unserem Fall ist die Entscheidung schon gefallen, wurde vielleicht aber nicht gründlich genug vorbereitet. Wie kann nun ihre Umsetzung erleichtert werden?

Stimmungslage ausloten: Das Team kann versuchen, offen über Vorbehalte und Befürchtungen, aber auch Hoffnungen in Bezug auf das Vorhaben zu sprechen. Wenn man aussprechen kann, was einen bewegt, und erfährt, wie es den anderen geht, fördert dies das Vertrauen untereinander und stärkt letztlich die Zusammenarbeit.

Optimismus erzeugen: Das Team kann sich auf den Gewinn des Vorhabens konzentrieren: Wir haben schon früher Herausforderungen bewältigt; worauf können wir uns bei uns selbst verlassen? Welchen Vorteil haben wir von der Einrichtung des Elterncafés? Welcher Aufwand könnte sich dafür lohnen? Welche Stärken und Ressourcen können wir einbringen? Welche Auswirkungen könnte das auf unsere Arbeit mit den Kindern, auf unser Image in der Elternschaft haben? Das sind zwar alles Fragen, die schon vor der Entscheidung gestellt werden müssten, die aber jetzt in eine neue Runde gehen können.

Ziele (nochmals) klären: Bei der Formulierung von Zielen zeigt sich am fokussiertesten, wozu Teammitglieder von sich aus bereit sind. Ziele können auf der Haltungsebene („Ich möchte alle Eltern bei uns willkommen heißen“) oder auf der Handlungsebene („Ich werde die Sitz ecke gemütlich gestalten“) liegen. Je konkreter das Vorhaben, desto konkreter sollte die Formulierung der Ziele sein, und sie sollten einen selbst verpflichten („Wir laden die Eltern ein“ statt „Die Eltern sollen zahlreich kommen“).

Maßnahmen systematisch planen: Hilfreich ist es, das Vorhaben in Phasen zu untergliedern und diesen verantwortliche Teammitglieder für die Umsetzung der Termine zuzuordnen. Ganz wichtig: eine realistische Zeitplanung, die die aktuellen Arbeitsbedingungen und Belastungen des Teams berücksichtigt.

Aufgaben- und Arbeitsteilung: Aufgaben und Zuständigkeiten können je nach persönlichen Interessen und Stärken verteilt werden. Natürlich kann das Team auch die Eltern in die Arbeit mit einbeziehen.

Wenn-dann-Regeln: Treten bei der Umsetzung des Vorhabens Schwierigkeiten auf, helfen rechtzeitige Vereinbarungen der Art: „Wenn ich etwas nicht geschafft habe, bringe ich das in die Teamsitzung ein.“ Gegenseitige Unterstützung: Hat ein Teammitglied eine Aufgabe übernommen, die ihm schwer fällt, hilft oft Anerkennung zu bisher gelungenen Schritten. Hierzu sind alle aufgefordert – und in der Lage.

Anordnung und Kontrolle: Trotz vieler Ideen gelingen solche Ansätze nicht immer. Dann bleibt: Aufgaben anordnen und ihre Ausführung auch kontrollieren.

Feiern des Erfolgs mitdenken: Das kann etwa die Einweihung des Cafés mit einer Eltern-Team-Party sein. Das Team der Kita Regenbogen macht erst mal einen Zwischenhalt. In einer offenen Gesprächsrunde sagt jede Fachkraft etwas zu ihrer persönlichen Überzeugung, für wie sinnvoll sie die Einrichtung eines Elterncafés hält, und zu ihrer Bereitschaft, sich dafür zu engagieren. Die frühere Zielsetzung wird bestätigt. Danach wird ein neuer, von allen realistisch eingeschätzter Maßnahmenplan zur Umsetzung erstellt.

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