Erstellen Sie für neue Fachkräfte eine Begrüßungsmappe. Diese Mappe sollte alle relevanten Informationen zum Arbeitsverhältnis sowie zu Strukturen und Gegebenheiten in der Einrichtung enthalten (siehe Checkliste S. 4). Überfrachten Sie die Mappe jedoch nicht mit Informationen, Ihre Fachkraft sollte lediglich eine erste Übersicht zur Einrichtung erhalten. Sie können in der Mappe auch auf andere Informationsquellen wie ein Protokollbuch, eine Info-Wand oder aber das Qualitätsmanagement-Handbuch verweisen.
Erarbeiten Sie für sich und auch für die neue Fachkraft Vorbereitungsbogen für Ihre Gespräche. Eine gezielte Vorbereitung ist wichtig, um reflektiert in das Gespräch zu gehen sowie ein konstruktives Feedback zu geben. Gleichzeitig signalisieren die Bogen ein zielgerichtetes Vorgehen, im Sinne eines funktionierenden Qualitätsmanagementsystems. Als Hilfe können Sie die Fragen auf den nächsten Seiten nutzen und sie individuell für Ihre Einrichtung zusammenstellen und anpassen.
Für das System der Frage- und Antwortkarten reichen eine kleine Pinnwand im Mitarbeiterzimmer sowie ein paar Karteikarten in zwei verschiedenen Farben. Alle Mitarbeiter:innen können eine aufkommende Frage an die Pinnwand heften. Die anderen Kolleg:innen haben dann die Möglichkeit, kurz und präzise darauf zu antworten, indem sie die Information auf eine weitere Karte schreiben. Die unterschiedlichen Farben der Karten signalisieren Frage und Antwort. Mit Hilfe dieses Systems kann jeder und jede individuell Fragen stellen und zeitnah Antworten erhalten. Gleichzeitig haben Sie als Leitung die Möglichkeit, einen Einblick zu bekommen, was Ihre Mitarbeiter:innen gerade beschäftigt, und Themenpunkte gegebenenfalls in einer Dienstbesprechung anzusprechen.
In den ersten Wochen der Probezeit können Sie der neuen Fachkraft kollegiale Gesprächszeiten anbieten, damit sie sich mit den einzelnen Kolleg:innen in einem ruhigen Rahmen austauscht. Es können beispielsweise in jeder Woche ein bis zwei Gespräche sein, von ca. 15- bis 30-minütiger Dauer. Für die Gespräche sollten die einzelnen Mitarbeiter:innen vom Gruppendienst freigestellt sein. Sie können sich dann beispielsweise im Mitarbeiterzimmer zusammensetzen, sich kennenlernen und über Gegebenheiten in der Einrichtung austauschen. Dies baut Vertrauen auf und ermöglicht es, besser ins Team zu finden.
Berücksichtigen Sie bei der Dienstplangestaltung in den ersten Wochen kurze Hospitationszeiten in den verschiedenen Gruppen. So kann die neue Fachkraft die Einrichtung umfassend kennenlernen. Dazu gehören die Kinder und deren Familien, das Personal und auch Regeln und Strukturen. Eine vielfältige Einarbeitungsphase erleichtert das zukünftige Arbeiten im Team und öffnet den Blick für das Gesamtbild der Kindertageseinrichtung.
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