Es klingt abgedroschen, ist aber von immenser Bedeutung: Lernen Sie Nein zu sagen! Es werden immer wieder Menschen auf Sie zukommen, die Ihre Zeit rauben wollen durch Aufgaben, Unterbrechungen oder Small Talk. Sagen Sie freundlich, aber energisch: NEIN. Am besten richten Sie feste Sprechzeiten sowie feste Zeiten fürs Telefon ein und verweisen darauf. In der restlichen Zeit kann diese Aufgabe der Anrufbeantworter übernehmen.
Unangenehme Aufgaben werden gerne mal verschoben. Und verschoben. Und verschoben. Wäre da nur nicht dieses unangenehme Gefühl: Irgendwann MUSS ich … Prüfen Sie, ob Sie diese Aufgaben delegieren können – möglicherweise gibt es Kolleg:innen, denen das sogar Spaß macht. Wenn nicht – ran an den Speck! Arbeiten Sie die unangenehmsten Aufgaben sofort als Erstes ab. Danach fühlen Sie sich motiviert und erleichtert – es warten nur noch angenehmere Dinge auf Sie. Sie haben das erste Erfolgserlebnis und bekommen so richtig Fahrt.
Sicher kennen Sie das: Eine Aufgabe macht keinen Spaß und Sie schieben sie hin und her. Am Ende landet sie unerledigt auf dem To-do- Stapel und eine andere Sache bekommt Ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie das nächste Mal hier weitermachen, kostet es viel Zeit, wieder reinzukommen – und Sie beschäftigen sich mehrmals mit demselben Gedanken, anstelle ihn einfach mal zu Ende zu bringen. Stellen Sie also Ihre vorgenommenen Aufgaben fertig. Denken Sie daran: Es muss nicht perfekt, sondern nur fertig sein. Stundenlang über der perfekten Überschrift für den Elternbrief brüten? Wahrscheinlich werden die allerwenigsten Eltern Ihren Zeitaufwand bemerken. Die erste Überschrift, die Ihnen in den Sinn kommt, ist vermutlich völlig ausreichend. Perfektionismus ist bei Kleinaufgaben falsch am Platz und zögert das Beenden Ihrer Tätigkeit hinaus. Sparen Sie sich den Perfektionismus für die wirklich wichtigen Dinge auf.
Erledigen Sie zudem alle Aufgaben, deren Bearbeitung weniger als 5 Minuten dauert, SOFORT. Diese Aufgaben auf eine To-do-Liste zu schreiben und mit einzuplanen, dauert vermutlich ebenso lange und sie sind dann auch noch nicht erledigt. Sie werden sehen: Dadurch schrumpft Ihre Liste merklich. Geben Sie auch dem Team diesen Tipp weiter. Wenn jede Person im Kollegium das beherzigt, ist gleich richtig viel weggeschafft.
Ständig E-Mails zu checken, kann sehr verlockend sein. Es lenkt aber von der eigentlichen Arbeit ab und kostet viel Zeit. Kümmern Sie sich stattdessen zu festen Zeiten um Ihre E-Mails und verkneifen Sie sich die Neugier. Wenn Sie die akustische E-Mail-Benachrichtigung ausschalten, werden Sie auch nicht immer abgelenkt, wenn eine neue E-Mail ankommt.
Notizen, Haftzettel und Co. sind auf den ersten Blick praktisch, sorgen aber schnell für Unordnung. Sie verlieren den Überblick und mit der Zeit fallen Ihnen die neuen Post-its gar nicht mehr auf. Sammeln Sie stattdessen lieber alle Infos entweder auf einem Übersichtszettel oder in einem schicken Notizbuch. Ein weiterer Vorteil: Es gehen Ihnen keine Notizen mehr verloren. Streichen Sie erledigte Notizen immer sofort aus, dann behalten Sie weiterhin den Überblick und haben das gute Gefühl, eine Aufgabe mehr erledigt zu haben. Eine Hilfe zum Organisieren Ihrer Telefonnotizen bietet Ihnen der Vordruck „Telefonnotiz“ auf der nächsten Seite.
Nutzen Sie ein Buch mit Registern oder kleben Sie selbst Register an. Dann werden die Notizen gleich entsprechend sortiert eingetragen. Register könnten sein: Telefonnotizen, Geistesblitze, Projekte … Wenn ihnen ein Buch zu umständlich oder starr erscheint, nutzen Sie doch eine Mappe mit verschiedenen Registern, in die Sie die Zettel entsprechend einsortieren. Danach können die erledigten Zettel gleich weggeworfen werden.
Kennen Sie das? Sie wollen nur schnell etwas nachschauen bei Google, Pinterest und Co. Dabei finden Sie immer mehr tolle Ideen, weitere Links, ergänzende Materialien. Beim Schnell-etwas-Nachschauen bleibt es leider selten. Das ist ein richtiger Zeitfresser. Legen Sie sich am PC oder im Smartphone einen Ordner an: „Zur Durchsicht“. Speichern Sie hier alles, was interessant scheint, aber Ihr Zeitbudget sprengt. Diese Dinge können Sie dann in Ruhe durchschauen, wenn etwas Luft ist. Setzen Sie sich bei den Recherchen ein klares Limit: Stellen Sie den Wecker auf 10 Minuten oder nehmen Sie sich vor, nur 5 Dinge anzuklicken. Wenn Sie diese Arbeiten Richtung Feierabend legen, schaffen Sie es vermutlich leichter, den Schlussstrich zu ziehen.
Ach, das kann ich nebenher machen. Schließlich bin ich multitaskingfähig. Telefonieren und währenddessen die Liste führen oder Blumen gießen. Gar kein Problem! Der Nachteil: Keine dieser Aufgaben ist richtig erledigt. Konzentrieren Sie sich stattdessen voll auf eine Sache, beenden Sie diese schneller und widmen sich dann der nächsten. Sie werden sehen: Das funktioniert!
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