02.07.2019
Miriam Pohl
Luisa Alvarez // GettyImages

Prozessbeschreibungen – so machen Sie Arbeitsabläufe transparent

Die Arbeit in Kindertagesstätten wird zunehmend vielschichtiger. Wechselnde Dienstpläne, viele Teilzeitkräfte und wenig Zeit für den Austausch untereinander können dazu führen, dass Arbeitsabläufe nicht allen Mitarbeiterinnen bekannt sind. So werden Aufgaben nach eigenem Ermessen erledigt und die Arbeit ist nicht aufeinander abgestimmt. Prozessbeschreibungen helfen Ihnen dabei, Arbeitsabläufe klar zu regeln und sich dabei stets an einem Qualitätsziel zu orientieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Prozessbeschreibungen in nur 7 Schritten gemeinsam erarbeiten.

Mit dem Plakat Qualität liegt uns am Herzen: Prozessbeschreibungsideen halten Sie fest, für welche Arbeitsabläufe Sie in Ihrer Einrichtung Prozessbeschreibungen erarbeiten möchten.

Die entsprechenden Materialien (M 1-5) finden Sie in KOMPASS Kita-Leitung.

Mehr Raum für Qualität und Transparenz

Nutzen Sie Prozessbeschreibungen als Chance, die Qualität Ihrer Einrichtung zu steigern. Sie sorgen für Transparenz bei jedem Arbeitsablauf und geben Ihren Mitarbeiterinnen damit Sicherheit. Die eigene Arbeit kann mithilfe von Prozessbeschreibungen noch einmal hinterfragt werden. So befindet sich die Einrichtung in einem kontinuierlichen Entwicklungsprozess, der die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiterinnen, Ihres Trägers und der Eltern im Blick hat.

Prozessbeschreibungen gemeinsam entwickeln und umsetzen – 7 Schritte

Die Einführung eines Systems zur Arbeit mit Prozessbeschreibungen gelingt nicht von heute auf morgen. Diese 7 Schritte helfen Ihnen dabei:

Schritt 1: Motivieren Sie Ihr Team

Laden Sie Ihre Mitarbeiterinnen persönlich zu dem ersten Treffen ein und kündigen Sie das Thema an. Das signalisiert Ihren Mitarbeiterinnen, wie wichtig die Teamsitzung ist. Nutzen Sie dazu die Briefvorlage (M 1). Führen Sie Ihr Team in die Themen Qualitätsmanagement und Prozessbeschreibung ein.

Kompass Kita-Leitung: Prozessbeschreibungen

Schritt 2: Stellen Sie eine Prozessbeschreibung vor

Stellen Sie eine Beschreibung vor. So hat Ihr Team eine Vorstellung davon, wie diese aussehen kann.

Schritt 3: Klären Sie organisatorische Fragen

Klare Absprachen helfen, das Ziel gemeinsam zu verwirklichen. Dies bedeutet, dass Sie sich mit Ihrem Team auf eine Arbeitsweise verständigen und Ressourcen wie Zeit oder einen Laptop zur Verfügung stellen.

Schritt 4: Legen Sie eine einheitliche Form fest

Besprechen Sie im Team, was unbedingt Bestandteil einer Prozessbeschreibung sein sollte. Dazu gehört zum Beispiel das Ziel. Was ist noch wichtig? Was darf nicht fehlen? Erarbeiten Sie gemeinsam eine Form. Entscheiden Sie sich für eine einheitliche Form. Bei vielen Prozessbeschreibungen können diese alle Mitarbeiterinnen besser nachvollziehen – das vermittelt Sicherheit.

Schritt 5: Entscheiden Sie, welche Prozesse geregelt werden sollen

Entscheiden Sie gemeinsam, welche Prozesse geregelt werden sollen. Nehmen Sie dazu das Plakat Qualität liegt uns am Herzen: Prozessbeschreibungsideen zu Hilfe.

Schritt 6: Reflektieren Sie Ihre Prozessbeschreibungen

Nach den ersten erarbeiteten und vorgestellten Prozessbeschreibungen steht eine Reflexion im Team an. Dieser Austausch, geprägt von Offenheit und Wertschätzung, ermöglicht Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren.

Schritt 7: Integrieren Sie Prozessbeschreibungen fest in Ihr Qualitätsmanagementsystem

Verankern Sie Ihre Prozessbeschreibungen fest in Ihr Qualitätsmanagementsystem und in Ihre Konzeption. Geben Sie neuen Ideen Raum und entwickeln Sie daraus neue Prozessbeschreibungen. So steigern Sie die Qualität Ihrer Arbeit kontinuierlich.

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